Privacyverklaring en klachtenreglement van Femergy

Dit is de Privacyverklaring van Femergy, gevestigd te (6865 HK) Doorwerth aan de Cardanuslaan 10 (hierna: Femergy). Bij het verlenen van diensten verwerkt Femergy uw persoonsgegevens. Om u te informeren over hoe Femergy met uw persoonsgegevens omgaat, heeft Femergy deze Privacyverklaring opgesteld.

Toepasselijkheid

Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die door u, uw werkgever of derden aan Femergy worden verstrekt. De verwerking van persoonsgegevens door Femergy in het kader van haar dienstverlening vindt plaats in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG).

Femergy is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG en UAVG ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit houdt in dat Femergy bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel en op welke manier. In deze Privacyverklaring wordt toegelicht welke gegevens door Femergy worden verwerkt, voor welke doeleinden de gegevens worden gebruikt, wat uw rechten als betrokkene zijn en hoe u deze rechten kunt uitoefenen.

Het gebruik van persoonsgegevens door Femergy

Femergy verkrijgt persoonsgegevens van uzelf, bijvoorbeeld de gegevens die u verstrekt via de website, per e-mail, telefonisch of via de app. Daarnaast verkrijgt Femergy persoonsgegevens via derden in het kader van haar dienstverlening.

Persoonsgegevens

Femergy verwerkt de volgende categorieën van persoonsgegevens:

NAW-gegevens;
Contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummers;
Geboortedatum en –plaats;
Geslacht;
Gegevens betreffende uw dienstverband of arbeidsverleden;
Curriculum vitae (cv);
Functionele mogelijkheden en belastbaarheid;
Ziekmeldingen;
Gegevens in een plan van aanpak;
Gespreksverslagen;
Inhoud van communicatie;
IP-adres.

Doeleinden

Femergy verwerkt deze persoonsgegevens voor diverse doeleinden, zoals:

Het onderhouden van contact;
Een goede en efficiënte dienstverlening;
Beheer van het cliëntenbestand;
Het verrichten van administratieve handelingen, zoals planning;
Het bieden van begeleiding op maat;
De re-integratie of begeleiding van werknemers of uitkeringsgerechtigden in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid;
Het verzorgen van trainingen;
Verbetering van de dienstverlening;
Rapporteren en analyseren voor verantwoording aan opdrachtgevers en de verbetering van de dienstverlening;
Facturering;
Innen van gelden en het nemen van incassomaatregelen;
Marketing;
Nakoming van wettelijke verplichtingen;
Het voeren van geschillen.

Grondslagen

Femergy verwerkt bepaalde persoonsgegevens om uitvoering te geven aan de overeenkomst met u, dan wel te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting, zoals bijvoorbeeld verplichtingen op basis van het sociaal zekerheidsrecht.

Tevens verwerkt Femergy persoonsgegevens, omdat Femergy hier gerechtvaardigde belangen bij heeft. Deze gerechtvaardigde belangen zijn:

Het op zo efficiënt mogelijke wijze kunnen verlenen van haar dienstverlening;
De bescherming van haar financiële belangen;
De verbetering van haar diensten;
De beveiliging en het beheer van haar systemen.

Indien persoonsgegevens worden verwerkt op grond van toestemming, zal deze toestemming afzonderlijk worden gevraagd. Gegeven toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan.

Verstrekking aan derden

In het kader van haar dienstverlening kan Femergy persoonsgegevens uitwisselen. Femergy kan voor de hiervoor genoemde doeleinden gebruik maken van diensten van derden, zoals de IT-leveranciers van haar website (ook voor de online training) en door Femergy ingeschakelde ZZP’ers.

In het kader daarvan worden aan deze derden persoonsgegevens verstrekt. Deze derden mogen uw persoonsgegevens slechts verwerken voor de voornoemde doeleinden.

Tot slot kunnen uw persoonsgegevens verstrekt worden aan derden wanneer Femergy aan een wettelijke verplichting moet voldoen. Femergy zal uw gegevens niet verstrekken voor commerciële of goede doelen.

Doorgifte van uw gegevens buiten de EER

Uw persoonsgegevens kunnen buiten de EER worden opgeslagen wanneer gebruik wordt gemaakt van Google Analytics, LinkedIn of Facebook in het contact met u. Deze partijen zijn “EU-VS Privacy Shield” gecertificeerd, zodat zij zich zullen houden aan de Europese privacyregelgeving.

Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Femergy zal uw persoonsgegevens niet langer verwerken dan noodzakelijk voor de doeleinden die zij in deze Privacyverklaring heeft genoemd. Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang zij nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken.

Bepaalde gegevens moeten wel langer bewaard worden, omdat Femergy zich moet houden aan wettelijke bewaarplichten, zoals de fiscale bewaarplicht.

Hoe Femergy uw gegevens beveiligt

Femergy vindt het belangrijk dat uw persoonsgegevens zijn beveiligd tegen verlies of onbevoegde toegang. Daarom heeft Femergy passende beveiligingsmaatregelen genomen.

Profilering

Femergy maakt gedragsanalyses van de informatie die zij over u verzamelt. Dit doet Femergy om haar dienstverlening te kunnen verbeteren en zodat zij aan opdrachtgevers terugkoppelingen en advies kan geven door middel van rapportages.

Daarnaast combineert Femergy de persoonsgegevens die afkomstig zijn uit de verschillende bronnen zoals de website en app, om u gepersonaliseerde aanbiedingen en informatie aan te kunnen bieden.

Uw rechten

U heeft het recht om Femergy te verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens. Daarnaast heeft u het recht op rectificatie of wissing van de persoonsgegevens, of beperking van de u betreffende verwerking van persoonsgegevens. Tot slot heeft u het recht om tegen de verwerking bezwaar te maken en het recht op gegevensoverdraagbaarheid (‘dataportabiliteit’).

Een verzoek of bezwaar als hiervoor bedoeld kunt u sturen naar Eliane van Beukering: eliane@2espoorcoach.nl. De ontvangst van uw verzoek of bezwaar zal per e-mail aan u worden bevestigd. In deze e-mail zal Femergy u ook laten weten of uw verzoek of bezwaar volledig is. Femergy reageert na ontvangst van een volledig verzoek of bezwaar zo snel mogelijk, maar binnen één (1) maand, op uw verzoek of bezwaar. Indien uw verzoek een inzageverzoek betreft, ontvangt u binnen één (1) maand een overzicht van de persoonsgegevens die Femergy van u verwerkt. Indien daaruit onjuistheden blijken, kunt u Femergy verzoeken uw gegevens aan te passen, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen.

Ook kunt u Femergy verzoeken om overdracht van uw persoonsgegevens of kunt u bezwaar aantekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden.

Het verstrekken van informatie en communicatie en het treffen van maatregelen om aan uw verzoek of bezwaar te voldoen, is in principe kosteloos. Wanneer uw verzoek of bezwaar kennelijk ongegrond of buitensporig is, kan echter door Femergy een redelijke vergoeding aan u worden doorberekend in verband met administratieve kosten of kan Femergy weigeren om gevolg te geven aan een verzoek of bezwaar. Indien Femergy geen gevolg geeft aan een verzoek of bezwaar, zal zij dit ook met inachtneming van de hiervoor genoemde termijnen schriftelijk aan u kenbaar maken.

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door Femergy, dan wel over de manier waarop Femergy uw verzoek of bezwaar zoals hiervoor genoemd heeft behandeld, laat dit dan vooral aan Femergy weten. Mocht u er onderling met Femergy niet uitkomen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen privacyverklaring

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 1 juni 2023.

Femergy kan deze Privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld vanwege wijzigingen in de regelgeving. De meest recente versie is digitaal beschikbaar op de website van Femergy: www.2espoorcoach.nl.

Klachtenreglement

Het leveren van kwalitatief hoogwaardige dienstverlening staat bij Femergy voorop. Hierbij zijn niet alleen de inhoudelijke aspecten van de dienstverlening van belang; minstens even belangrijk is een correcte bejegening van cliënten. Dit is immers van grote invloed op de motivatie van de cliënt om een traject te willen blijven volgen en met succes af te ronden. Femergy ziet er daarom op toe dat beide aspecten van de dienstverlening op zorgvuldige wijze geschieden en dat klachten hieromtrent volgens een vooraf overeengekomen procedure worden behandeld. In het onderstaande wordt deze procedure beschreven.

Het kan voorkomen dat u ontevreden bent over de manier waarop Femergy met u omgaat of dat u zich onheus bejegend voelt.
In voorkomend geval, is het zinvol om eerst met uw directe dienstverlener(s) bij Femergy te gaan praten. Mocht u dit gesprek (om welke reden dan ook) niet willen aangaan of heeft u het gevoel dat er na een gesprek hierover niets aan uw probleem c.q. onvrede is gedaan, dan kunt u een officiële klacht bij Femergy indienen.

Ten aanzien van het indienen van een klacht bij Femergy gelden de volgende afspraken:

Een klacht kan zowel mondeling als schriftelijk bij Femergy worden ingediend. De klacht kan zowel betrekking hebben op het eigen personeel van Femergy als op gedragingen en/of uitlatingen die gedaan zijn door derden die in opdracht van Femergy werkzaamheden ten behoeve van cliënten van Femergy hebben verricht.
De klager ontvangt binnen zeven (7) werkdagen van Femergy een schriftelijke bevestiging van ontvangst van de klacht. In deze schriftelijke bevestiging staat in ieder geval de volgende informatie: de datum waarop de gedragingen en/of uitlatingen waarop de klacht betrekking heeft hebben plaatsgevonden, alsmede een korte omschrijving van de feiten waarop de klacht betrekking heeft en een korte samenvatting van de vervolgprocedure.
Een klacht hoeft niet in behandeling te worden genomen indien het een gedraging en/of uitlatingen betreft die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft/hebben plaatsgevonden.
Van het niet in behandeling nemen van de klacht stelt Femergy de klager binnen een termijn van vier (4) weken na ontvangst van de klacht schriftelijk in kennis.
De behandeling van de klacht geschiedt door een persoon die niet bij de gedraging en/of uitlatingen waarop de klacht betrekking heeft, betrokken is geweest. Deze persoon heeft een geheimhoudingsplicht en zal de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen zoveel mogelijk beschermen.
Zowel de klager als de beklaagde worden in de gelegenheid gesteld om gehoord te worden. Indien van deze mogelijkheid gebruik wordt gemaakt, zal er een schriftelijk verslag worden opgemaakt. Dit verslag wordt zowel aan de klager als de beklaagde toegezonden.
Zowel de klager als de beklaagde kan zich tijdens de hoorzitting laten bijstaan door een door hen zelfgekozen persoon.
Een klacht dient binnen een periode van vier (4) weken na indiening van de klacht door Femergy te worden afgerond.

Mocht Femergy niet in staat zijn de klacht binnen de hiervoor genoemde termijn van vier (4) af te ronden, dan zullen de klager en de beklaagde hiervan schriftelijk op de hoogte worden gebracht, onder vermelding van de reden hiervoor. Tegelijkertijd zal de nieuwe termijn vermeld worden waarbinnen het oordeel over de klacht uitgebracht zal worden.

Een klacht kan gegrond, ongegrond, gedeeltelijk gegrond of gedeeltelijk ongegrond zijn.

De klager wordt door Femergy schriftelijk en gemotiveerd in kennis gesteld van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht, alsmede van de eventuele verdere maatregelen die naar aanleiding van de bevindingen ondernomen zijn of zullen worden.

Femergy draagt zorg voor een registratie van het aantal en de aard van de bij haar ingediende klachten, alsmede van de naar aanleiding van de ingediende klachten getroffen maatregelen.

Indien dit in een opdracht c.q. overeenkomst besloten ligt, zal Femergy voornoemde registratie (periodiek en conform overeengekomen opzet) aan een opdrachtgever zenden.

Iedere cliënt van Femergy wordt bij de intake gewezen op de Privacyverklaring en het onderhavige Klachtenreglement.

Dit Klachtenreglement is voor het laatst aangepast op 1 juni 2023. De meest recente versie is steeds terug te vinden op de website van Femergy: www.2espoorcoach.nl.