Een 2e spoortraject is een waardevol proces, maar nauwkeurige verslaglegging hiervan kan complex voelen. Dat hoeft het niet te zijn. Maud Aertsen is arbeidsdeskundig bij het UWV en voormalig 2e spoorcoach. Met haar ging ik in gesprek over de aandachtspunten voor werkgevers, 2e spoorcoaches en andere betrokkenen in een 2e spoortraject.  In de podcast spreekt Maud namens haarzelf en niet als vertegenwoordiger van het UWV.

Het belang van heldere communicatie

Een van de eerste punten die Maud benadrukte, is het cruciale belang van goede communicatie tussen de werkgever, de werknemer en 2e spoorcoach. Ze ziet in haar praktijk vaak dat er verwarring bestaat over de aard van de werkzaamheden die in spoor 1 worden uitgevoerd. Dat gebeurt vooral wanneer deze parallel lopen met activiteiten in het 2e spoor. Het is belangrijk om helder te hebben of het werk dat wordt aangeboden bedoeld is voor behoud van het arbeidsritme, om de belastbaarheid op te bouwen of omdat het loonwaarde oplevert.

Een concreet voorbeeld dat ter sprake kwam, is een situatie waarin een werknemer al langere tijd aangepast werk verrichtte in spoor 1. Zowel de werknemer als de 2e spoorcoach gingen ervan uit dat dit werk tegen loonwaarde werd geboden en dat het duurzaam zou zijn. Echter, toen de wachttijd ten einde liep, bleek dat de werkgever dit werk niet kon blijven aanbieden. Hierdoor stond de werknemer uiteindelijk zonder concreet plan.

Onduidelijkheid voorkomen

Dit had kunnen worden voorkomen door vanaf het begin duidelijk te communiceren over de aard en de duurzaamheid van het werk in spoor 1. Ook moet er altijd voor gezorgd worden dat de belangrijke aspecten van het 2e spoortraject niet verwaarloosd worden.

Een ander voorbeeld hiervan uit de dagelijkse praktijk is dat van een werknemer die in het kader van re-integratie in spoor 1 arbeidstherapeutisch werk verrichtte. Dit was alleen niet expliciet vastgelegd. De werknemer en de 2e spoorcoach gingen er onterecht vanuit dat deze werkzaamheden duurzaam konden worden voortgezet. Toen aan het einde van de wachttijd bleek dat dit niet het geval was, stond de werknemer met lege handen. 

Dit benadrukt hoe belangrijk het is om voortdurend te communiceren en af te stemmen tussen spoor 1 en spoor 2. Zo voorkom je onduidelijkheid en, misschien nog belangrijker, onrealistische verwachtingen.

De valkuil van onvoldoende afstemming tussen spoor 1 en spoor 2

Maud wees mij erop dat er een reëel risico bestaat dat het 2e spoortraject als onvoldoende wordt beoordeeld wanneer er te veel focus ligt op spoor 1. Het komt vaak voor dat een werknemer zich volledig richt op het werk in spoor 1. Vaak zit hierbij de gedachte dat dit voldoende is om aan de re-integratieverplichtingen te voldoen. Dit gebeurt meestal omdat de werknemer en soms ook de 2e spoorcoach aannemen dat het werk in spoor 1 passend is en door de werkgever duurzaam zal worden geboden. 

Maar dit is lang niet altijd het geval. Na verloop van tijd blijkt vaak dat het werk in spoor 1 niet voortgezet kan worden, om diverse redenen. In de tussentijd zijn dan vaak nauwelijks activiteiten op het 2e spoor ondernomen. De conclusie is dan dat er per saldo weinig vooruitgang is geboekt in het re-integratietraject. Dit leidt tot een negatieve beoordeling van het 2e spoortraject door het UWV.

Blijf in gesprek met de werkgever

Het advies is om daarom altijd in gesprek te blijven met de werkgever en te controleren of het werk in spoor 1 daadwerkelijk passend en duurzaam is. Als 2e spoorcoach heb je hierin ook een verantwoordelijkheid samen met werkgever en werknemer. Het is belangrijk om te weten of het werk arbeidstherapeutisch is of dat er echt loonwaarde aan gekoppeld is. 

Door deze informatie actief te vergaren, kan de 2e spoorcoach beter afstemmen met de betrokkenen hoe intensief het spoor 2 traject moet worden ingezet. Zo wordt voorkomen dat het UWV het traject als onvoldoende beoordeelt. En krijgt iemand de kans op een goed uitgevoerd 2e spoortraject.

Het belang van beschikbaarheid en belastbaarheid in het 2e spoor

Een ander belangrijk aspect dat wij bespraken, is het correct inschatten van de beschikbaarheid en belastbaarheid van de werknemer voor activiteiten in spoor 2. We merken dat het vaak een uitdaging is voor 2e spoorcoaches om te bepalen hoeveel tijd en energie een werknemer kan besteden aan spoor 2, vooral wanneer deze persoon ook in spoor 1 aan het werk is. De verhouding raakt hierbij soms zoek.

Zo ook bij een voorbeeld van een werknemer die zowel in spoor 1 en 2 actief was. Deze werknemer had een gedeeltelijke re-integratie in eigen werk binnen spoor 1, waarbij de tijd en energie voor spoor 2 minimaal was. De 2e spoorcoach liet niet bij de bedrijfsarts controleren of er voldoende ruimte was voor spoor 2-activiteiten. Hierdoor werden deze activiteiten nauwelijks uitgevoerd. 

Dit leidde ertoe dat het UWV oordeelde dat het 2e spoor traject onvoldoende was. Er was simpelweg te weinig inspanning geleverd om de werknemer een plek buiten de eigen organisatie te laten terugkeren naar werk.

Omgaan met re-integratie op twee sporen

Het belang van inzichtelijke rapportage

Voor een adequaat 2e spoortraject is de rapportage essentieel. Ook daarover spraken wij. De manier waarop gerapporteerd wordt, kan een wereld van verschil maken. 2e spoorcoaches gaan hier nogal eens anders mee om. Er zijn enorme verschillen in de werkwijze en aanpak. Sommige 2e spoorcoaches rapporteren zeer uitgebreid en maken verslagen van soms wel honderd pagina’s (voortgangsrapportages bij elkaar, AD verslagen, FML’s erin geplakt etc.). Anderen zijn juist erg summier.

Volgens Maud is het belangrijk dat rapportages inzichtelijk zijn. Een arbeidsdeskundige wil het traject direct helder hebben en het verloop kunnen volgen. In de praktijk lukt dit in haar werk niet altijd. Hierbij komt ze beide uitersten van het spectrum regelmatig tegen.

Zoals bij de 2e spoorcoach die zo uitgebreid was in de rapportages dat elk detail van de medische geschiedenis van de werknemer werd beschreven bij de voortgang in spoor 1. Daarentegen was er in het verslag nauwelijks informatie te vinden over de daadwerkelijke spoor 2 activiteiten die uitgevoerd waren binnen het 2e spoortraject. De rapportage bevatte veel informatie uit gesprekken met de bedrijfsarts en ging lange passages over de ontwikkeling van de klachten bij de werknemer. Maar concrete informatie over sollicitatieactiviteiten of de zoektocht naar passend werk? Die was er niet.

Dit maakt het voor een arbeidsdeskundige erg moeilijk om het traject goed te beoordelen. Conclusie: het UWV oordeelde in deze situatie dat het traject onvoldoende was doorlopen.

Wat moet een goede rapportage bevatten?

Er zijn een aantal dingen waar een goede rapportage aan moet voldoen:

1. Het moet inzicht geven in de activiteiten die iemand doet binnen spoor 2.Het helpt hierbij om een overzicht te maken van afspraken, inclusief datum. Zo is duidelijk hoe vaak er gesprekken zijn geweest met de werknemer en wat hierin is besproken. Spoor 2 activiteiten benoemen of als deze niet hebben plaatsgevonden, een onderbouwing waarom niet.

2. Wees kort en bondig.De voortgang hoeft niet tot in detail. Let ook op de privacy van mensen waarmee je werkt. Als de belangrijkste dingen maar duidelijk worden. Bijvoorbeeld: redenen waarom bepaalde activiteiten nog niet gedaan of uitgesteld zijn. 

3. Zoek een balans.Je kunt te veel of te weinig informatie geven. Iets te veel is beter dan te beperkt. Maar het belangrijkste is om de balans hierin te vinden: de rapportage moet inzichtelijk zijn, zonder onnodig uitgebreid te worden.

4. Stuur een sollicitatieoverzicht mee.

De volledigheid van het verslag is belangrijk. Kort en bondig betekent niet één pagina, zoals Maud ooit ook meemaakte. In die situatie kreeg ze een A4 waarin summier werd vermeld dat er gesprekken waren geweest en dat de werknemer enkele sollicitaties had verstuurd. Hierbij maakte het gebrek aan details het voor het UWV onmogelijk om een goede beoordeling te doen. Er kon niet bepaald worden of alle juiste stappen in het 2e spoortraject waren doorlopen. Dit leidde, net als in de andere voorbeelden, tot een negatieve beoordeling.

2e spoorcoaching is coachen én zorgen voor re-integratie

Onder verkeerde verslaglegging gaat soms ook iets cruciaals mis in de 2e spoorcoaching op zich. Maud wees mij op de valkuil waarbij 2e spoorcoaches zich richten op coaching alleen. De daadwerkelijke re-integratie maken ze ondergeschikt. Coaches gaan hierbij op de stoel van andere deskundigen zitten: ze besluiten bijvoorbeeld over iemands belastbaarheid op basis van eigen observaties, zonder dit af te stemmen met een bedrijfsarts.

Dit moet zo veel mogelijk vermeden worden. Als 2e spoorcoach moet je je bij je eigen verantwoordelijkheden houden. Tekenend hiervoor is de ervaring van Maud met een 2e spoorcoach die besloot de sollicitatieactiviteiten van een werknemer te staken, omdat deze persoon er vermoeid uitzag. De coach overlegde hierbij niet met de bedrijfsarts.

Wekenlang deed iemand daarom geen poging tot solliciteren. Het resultaat wederom? Een negatieve beoordeling van het UWV. Er waren te weinig inspanning geleverd voor het 2e spoortraject.

Niet vergeten - het zoekprofiel

Het laatste aspect waarover Maud mij waardevolle dingen vertelde: het zoekprofiel. Nog te vaak wordt dit gedurende het proces niet aangepast. Dit kan ertoe leiden dat iemand niet meer op de juiste functies solliciteert. Je weet het misschien niet, maar ook dit kan leiden tot een negatieve beoordeling van het UWV.

Maud gaf mij het voorbeeld van iemand die gedurende het traject steeds meer lichamelijk aan kon. Maar het zoekprofiel van deze persoon was gericht op administratieve functies. Voor deze functies werd ze keer op keer afgewezen bij sollicitaties. Het UWV oordeelde dat er te weinig adequate stappen waren ondernomen op weg naar passend werk voor deze werknemer. Zonde, want dit was niet nodig geweest als het zoekprofiel tussentijds bijgewerkt was.

Kortom - zorg voor een goed verslag van alle stappen

We kunnen er dus kort over zijn: het goed doorlopen van alle stappen, zorgvuldige verslaggeving en duidelijke communicatie vormen de sleutel tot succes. Zonder dit alles kan het UWV geen goede beoordeling geven van iemands situatie. Als 2e spoorcoach heb je hierin een belangrijk rol. Pak die handschoen op en maak iedere rapportage met aandacht.

Eerder sprak ik al met arbeidsdeskundige Mariska Koele. Haar blik op 2e spoortrajecten lees je hier.