Op welke manier beïnvloedt een andere culturele achtergrond de communicatie?

Cultuur heeft grote invloed op wie je bent en wat je doet. Het is dan ook niet gek dat de culturele achtergrond bepalend is voor communicatie. Bij re-integratie en 2e spoortrajecten is cultuur dan ook een belangrijke factor om rekening mee te houden. Daarover sprak ik kort geleden met deskundigen Karlijn Vrolijk en Gülizar Mucuk. De praktische inzichten uit dit gesprek deel ik graag met je.

Het communicatiemodel van Karlijn Vrolijk

Positie, prestatie en relatie: deze drie denk- en communicatiestijlen staan centraal bij Karlijn Vrolijk. Ze is een ervaren trainer op het gebied van communicatie en ontwikkelde een communicatiemodel dat zich richt op interpretatieverschillen. Hierbij onderscheidt ze drie soorten mensen: die met focus op positie, prestatie en relatie. Iedere variant heeft eigen taalgebruik en eigen normen en waarden. Het communicatiemodel helpt om te begrijpen hoe verschillende mensen uitspraken en gedragingen anders kunnen interpreteren.

Mensen met focus op positie

Eigenlijk is deze groep vrij klein: zo’n 15 procent van de mensen heeft een focus op positie. Wat dit inhoudt? Het zijn vaak de natuurlijke leiders. Ze belanden zelden in een 2e spoortraject. Ze zijn de top in hun vakgebied en hebben een duidelijke visie. Daarbij bezitten ze het vermogen om anderen te motiveren. Ze zetten de juiste mensen op de juiste plek.

De mensen met focus op positie zijn zeer effectief. Ze zijn authentiek, pikken de professionals eruit en zijn goed in delegeren. Deze geboren leiders zorgen goed voor zichzelf en stellen duidelijke grenzen. Werkt iets niet meer goed? Dan zoeken ze naar een andere richting, een andere functie of zelfs een heel andere baan. Dit brengt ze zeer zelden in een situatie waarbij een 2e spoortraject noodzakelijk is.

Mensen met focus op prestatie

Dan zijn er de mensen met een focus op prestatie. Deze groep kun je zien als de geboren jagers. Ze zijn doelgericht, gedreven en laten zich niet snel afleiden door pijntjes of ongemakken. Ze gaan door tot ze hun doel bereiken. Dit betekent vaak wel dat ze mentale of fysieke klachten negeren, totdat ze niet meer verder kunnen. Als ze uiteindelijk toch omvallen, is dit niet zomaar weer hersteld. Het dal is diep en het kost tijd om daar weer uit te komen.

Deze groep komt sneller in een 2e spoortraject terecht dan de mensen met focus op positie. Simpelweg omdat hun sterke drang om te presteren een valkuil met zich mee kan brengen: ze kunnen zichzelf ernstig overbelasten. Voor deze mensen is het belangrijk om te leren hoe ze hun grenzen beter kunnen herkennen én bewaken. En hoe ze op een gezonde manier toch hun doelen na kunnen streven.

Mensen met focus op relaties

Een andere belangrijke groep bestaat uit de mensen met een focus op relatie. Deze groep hecht veel waarde aan hoe mensen zich voelen. Ze streven naar harmonie en samenwerking. Respect is voor deze groep erg belangrijk en betekent voor hen: openheid, eerlijkheid en rekening houden met elkaar. Te allen tijde wil deze groep dat er rekening wordt gehouden met elkaar. Ze hebben vaak moeite met assertiviteit. Daarbij voelen ze zich meestal niet gezien of gewaardeerd, omdat hun manier van communiceren anders is dan die van de mensen met een focus op prestatie of een focus op relatie.

Deze mensen zijn vaak de stille krachten achter de schermen. Ze vormen de smeerolie van het bedrijf. Ze doen veel werk dat niet opvalt, maar wel essentieel is voor het soepel verlopen van processen. Omdat ze niet uit zichzelf vertellen wat ze doen, blijft hun werk vaak onopgemerkt. Hierdoor voelen ze zich soms overbelast en ondergewaardeerd. Naar je idee te veel werk doen met te weinig waardering, kan deze mensen in een 2e spoortraject laten belanden.

Hoe ga je als 2e spoorcoach om met verschillende mensen?

Als 2e spoorcoach is het belangrijk om deze verschillende denk- en communicatiestijlen qua focus te herkennen. Met iedere groep ga je anders om. Je communicatie pas je aan op de persoon die je voor je hebt. Ik deel enkele strategieën om je communicatie per focus te verbeteren.

Voor de positiegerichte mens:

• Zorg dat je kort en bondig communiceert.
• Geef duidelijk aan wat iemand moet doen. Mensen met een positie focus delegeren van nature. Vandaar dat het heel belangrijk is dat je de verantwoordelijkheid bij de persoon zelf laat en duidelijk aangeeft wat iemand moet doen: dit doe ik en dit doe jij.

Voor de prestatiegerichte mens:

• Zorg dat je kort en bondig communiceert. Maak het proces helder in bulletpoints.
• Geef aan wat er verwacht wordt. Vertel welke acties iemand moet ondernemen. Deze groep zit vaak niet te wachten op uitleg waarom iets verwacht wordt of waarom jij zelf doet wat je doet. Deze uitleg vinden mensen met een prestatie focus doorgaans overbodig. Het kan leiden tot ongeduld en irritatie.

Voor de relatiegerichte mens:

• Geef uitleg en toelichting.
• Vertel waarom iemand iets moet doen en hoe deze persoon dit het beste kan doen. Leg uit hoe iemand iets het beste kan aanpakken en waarom het nodig is of waarom je een bepaald voorstel doet. Deze mensen hebben doorgaans de neiging te vragen of ze iets goed doen. Als dat zo is, kun je iemand hierin bevestigen. Dit zorgt voor extra vertrouwen en betere prestaties.

Culturele achtergronden en communicatie

Zoals ik eerder al schreef: cultuur is van grote invloed op wie je bent en wat je doet. Je culturele achtergrond kan bepalen of je een focus op positie, prestatie of relatie ontwikkelt. Gülizar Mucuk is specialist in de schuldhulpverlening en heeft een Turkse achtergrond. Zij herkent de grote rol die cultuur speelt in communicatie. Bijvoorbeeld in de Turkse en Marokkaanse cultuur, waar hiërarchie belangrijker is dan in de Nederlandse cultuur. In Nederland stellen we gelijkheid meer centraal. Dit kan leiden tot misverstanden in de communicatie.

‘Ja’ zeggen en ‘nee’ doen

Respect is iets wat in een cultuur vaak verschillende normen met zich meebrengt. Bijvoorbeeld als het aankomt op je houding in een gesprek: de normen hierover wisselen per cultuur. En wat vaak gebeurt bij werknemers die uit een meer hiërarchische cultuur komen: ze zeggen ‘ja’ uit respect, ook als ze het ergens niet mee eens zijn of een taak niet kunnen uitvoeren. Verklaarbaar, misschien, maar het kan leiden tot grote verwarring en frustratie. Vooral leidinggevende die gewend zijn aan directe communicatie hebben hier moeite mee. Twee voorbeelden van Gülizar:

• In de Turkse cultuur kijkt iemand vaak weg tijdens een gesprek. Dit gebeurt uit respect. In Nederland ervaren we dit als onbeleefd. Het komt ongeïnteresseerd over, vinden we. Dit verschil in interpretatie kan leiden tot misverstanden en zelfs ruzies.

• Iemand met een Turkse achtergrond antwoordt positief op een taak van een leidinggevende, maar voert het werk vervolgens niet uit. Hij heeft de taak niet begrepen, maar durft dit uit beleefdheid niet te melden. Het veroorzaakt verwarring bij de leidinggevende, die verwachtte dat de taak snel zou worden uitgevoerd.

Culturele gevoeligheid gebruiken in coaching

Rekening houden met de culturele achtergrond van de persoon die voor je staat is dus essentieel. Karlijn en Guzilar hebben waardevolle tips waarmee je als coach je bewustzijn van culturele verschillen kunt vergroten. Door vragen te stellen en open communicatie te bevorderen, begrijp je beter waarom iemand op een bepaalde manier reageert. Dit doe je door:

• spiegelen en vragen stellen. Benoem als coach wat je ziet. Door het gedrag van de ander te spiegelen, maak je het inzichtelijker. Vervolgens kun je vragen stellen over de gevoelens en gedachten van de ander. Dit helpt om de onderliggende oorzaken van het gedrag te begrijpen.

• respectvolle communicatie. Je hebt nooit alle culturele verschillen binnen een paar minuten geïdentificeerd. Het is daarom cruciaal om respectvol en begripvol te communiceren. Hiermee verbeter je de relatie en samenwerking. En zo ontstaat tijd om de cultuur- en communicatieverschillen verder te verkennen.

Om terug te komen bij de voorbeelden van Gülizar: transparantie creëren en doorvragen is onwijs belangrijk. Als een werknemer ‘ja’ zegt, maar ‘nee’ doet, vraag je door. Wat voelt iemand hierbij? Welke gedachten gaan door iemands hoofd? Dit brengt je bij de werkelijke intenties en gevoelens. Je gaat voorbij de ‘ja’ om de ‘nee’ te achterhalen. Uiteraard met respect en begrip: het is niet de bedoeling dat je over iemands grenzen gaat.

Bewustwording van culturele verschillen

Gedrag en communicatiepatronen verschillen, afhankelijk van iemands culturele achtergrond en een hoop andere factoren. Bewustwording van deze verschillen is de eerste stap naar betere communicatie. Hierdoor kunnen coaches en leidinggevende effectiever werken. De piramide van Maslow en de piramide van Pinto kunnen hier meer inzicht in geven.

De piramide van Maslow

Individuele behoeften staan centraal bij de piramide van Maslow. Het is een bekend model dat hiërarchie van menselijke behoeften beschrijft. Maslow stelde dat mensen pas gemotiveerd zijn om aan hogere behoeften te werken als de meer basale behoefte vervuld zijn. De piramide is opgebouwd uit verschillende lagen:

1. Fysiologische behoeften. Dit zijn de basisbehoeften in het leven: eten, drinken, onderdak en slaap.

2. Veiligheid en zekerheid. Behoeften die zorgen voor stabiliteit: een veilige omgeving, gezondheid en werkzekerheid.

3. Sociale behoeften. Liefde, vriendschap en contact met anderen: de behoefte aan genegenheid en waardevolle relaties.

4. Erkenning en waardering. Op waarde geschat worden: de behoefte aan respect, waardering, vertrouwen en zelfvertrouwen.

5. Zelfontplooiing. De ‘laatste’ behoefte: invulling aan persoonlijke groei, zelfontwikkeling en gebruik kunnen maken van alles wat je in je hebt.

De piramide van Maslow speelt vaak een grote rol in westerse culturen. Een samenleving die gericht is op het individu, zoals in Nederland. De nadruk ligt op persoonlijke prestaties en zelfontwikkeling. Mensen worden aangemoedigd hun eigen doelen achterna te gaan en hun talenten te ontwikkelen.

De piramide van Pinto

Een ander perspectief geeft de piramide van Pinto: niet gericht op het individu, maar juist op de groep. Dit model past meer bij mensen met een Turkse, Marokkaanse of andere niet-Westerse achtergrond. De groepsbehoeften staan in dit model boven de individuele behoeften. Ook deze piramide is opgebouwd uit verschillende lagen:

1. Primaire behoeften. Dit zijn de basisbehoeften in het leven: eten, drinken, onderdak en slaap.

2. Behagen van de groep. De behoefte om geaccepteerd te worden in het geheel en te zorgen voor harmonie in een groep.

3. De goede naam. De plek die je hebt in de groep is van belang: de behoefte aan een goede reputatie in de gemeenschap.

4. Eer. De groep draait op respect en eerbied: de behoefte aan het in stand houden van goede omgangsvormen en regels.

In groepsculturen nemen mensen vaak beslissingen met de groep in gedachten. Het is voor hen essentieel om de groep te behagen en de goede naam te behouden. Dit heeft grote invloed op wat mensen belangrijk vinden in hun persoonlijke leven en werkleven. En het is bepalend voor hoe zij hierover communiceren.

Praktische tips bij cultuurverschillen voor 2e spoorcoaches

Met al deze informatie over cultuurverschillen in de achterzak, kun je als 2e spoorcoach leren beter om te gaan met mensen en hun diverse, culturele achtergrond. Een aantal praktische tips die hierbij kunnen helpen:

1. Wees je bewust van hiërarchie. Begrijp dat iemand uit een meer hiërarchische cultuur bepaalde signalen of antwoorden communiceert uit respect, ook als dit niet is wat ze daadwerkelijk denken of voelen. Vraag door en creëer een veilige ruimte waarin je eerlijkheid stimuleert.

2. Gebruik spiegeltechnieken. Soms is het lastig tot de diepere laag te komen. Benoem het gedrag dat je ziet. Deze spiegel kan iemand aanzetten tot eerlijkere communicatie. Dit zorgt voor meer duidelijkheid en voorkomt misverstanden.

3. Integreer culturele kennis. Gebruik bestaande behoeftemodellen, zoals de piramide van Pinto, om inzicht te krijgen in de gedragingen van de ander. Pel de diverse lagen af, zodat snapt hoe culturele achtergrond van invloed is op de communicatie.

4. Stimuleer open communicatie. Eerlijkheid en transparantie zijn essentieel bij re-integratie en 2e spoortrajecten. Mis je openheid? Geef zelf het goede voorbeeld en wees transparant. Nodig de ander uit om open en eerlijk te zijn door dit zelf ook uit te dragen.

5. Houd rekening met non-verbale signalen. Communicatie gebeurt niet enkel in woorden. Wees je daarom ook bewust van de signalen die iemand met zijn lichaam geeft. Ook deze kunnen in verschillende culturen anders worden geïnterpreteerd.

Cultuur ligt gevoelig in communicatie. Hoe iemand is en wat iemand doet, wordt grotendeels bepaald door culturele achtergrond. Door je hiervan bewust te zijn, kun je beter en effectiever communiceren. Het contact met werknemers bij re-integratie of een 2e spoortraject wordt hierdoor beter. Kortom, meer kans op succes voor iedereen.