Sancties voorkomen in een 2e spoortraject

Een 2e spoortraject kent nogal wat valkuilen, doordat de eisen waaraan het moet voldoen voor sommigen ingewikkeld zijn. Conchita Koster is sanctiespecialist en intern trainer bij een verzekeraar. Samen met haar zet ik de belangrijkste valkuilen in een 2e spoortraject op een rij. Uiteraard leg ik in deze blog ook graag uit hoe je deze valkuilen tegengaat.

Conchita heeft door haar werk een schat aan kennis verzameld op het gebied van het beoordelen van rapportages van 2e spoortrajecten. Ook weet ze waar het op aankomt als het gaat om de sancties die het UWV op kan leggen. Met haar sprak ik over de sollicitatieplicht, het zoekprofiel, het deskundigenoordeel en juiste documentatie en communicatie in een 2e spoortraject. Ook vertelde ze me aan de hand van voorbeelden uit de praktijk wat de gevolgen zijn van nalatigheid bij re-integratie via het 2e spoor.

De sollicitatieplicht: een grijs gebied met gevolgen

Laten we gelijk beginnen met een lastig element: de sollicitatieplicht. Hierover bestaan geen vaste regels als het aankomt op de werkwijze. Dit kan voor verwarring zorgen. Veel mensen vragen zich af hoeveel sollicitaties voldoende zijn. Maar een aantal noemen dat voor iedereen geldt, dat kan niet.

Dit komt aan op de beperkingen van de werknemer, legt Conchita uit. Hoe minder beperkingen iemand heeft, hoe meer sollicitatieactiviteiten verwacht worden. Uit jurisprudentie kan worden opgemaakt dat van een werknemer kan worden verwacht dat iemand hier twee uur per dag mee bezig is.

De valkuil van de sollicitatieplicht in de praktijk

Conchita illustreert dit met een voorbeeld waarin het UWV oordeelde dat iemand onvoldoende had gesolliciteerd. In deze situatie solliciteerde de werknemer een keer per week. Maar gezien de geringe beperkingen werden meer inspanningen verwacht. Het resultaat? Een loonsanctie voor de werkgever. Het 2e spoortraject werd als onvoldoende beschouwd.

Dit geeft aan hoe belangrijk het is om zorgvuldig om te gaan met de sollicitatieplicht. Het niet naleven van deze plicht, kan leiden tot sancties. Conchita hanteert hiervoor een vuistregel: streef naar proactiviteit. Kijk naar de situatie van een werknemer en zorg dat iemand sollicitatieactiviteiten uitvoert in een mate die daarbij past. Meer inspanningen rondom sollicitaties, laten zien dat iemand er actief mee bezig is. Dit kan door het zoeken naar vacatures, schrijven naar uitzendbureaus of door open sollicitaties te doen.

Het zoekprofiel: een dynamisch document

Dan komen we bij het zoekprofiel. Dit is een dynamisch document, legde ik eerder al uit in een blog. Conchita benadrukt ook dat dit iets is wat vaak over het hoofd wordt gezien. Verandert iemands belastbaarheid? Dan moet het zoekprofiel worden aangepast. 

Dit betekent niet alleen dat passende functies opnieuw tegen het licht gehouden moeten worden. Eventuele wijzigingen in de belastbaarheid moeten ook gedocumenteerd worden. Het is dus waardevol om het zoekprofiel altijd te herzien en dit op te schrijven, ook als er geen aanpassingen nodig zijn. Conchita geeft aan dat het UWV regelmatig sancties oplegt, omdat uit de rapportage niet blijkt dat het zoekprofiel tussentijds is aangepast aan de veranderende situatie van de werknemer. En dat is zonde, want een simpele notitie kan al voldoende zijn.

De valkuil van het zoekprofiel in de praktijk

Ook hierbij heeft Conchita een passend voorbeeld: van een werknemer die aanvankelijk een breed zoekprofiel had. Dit zoekprofiel was gericht op administratieve functies, vanwege de bestaande beperkingen. Gaandeweg werden de fysieke beperkingen van deze werknemer erger, waardoor het zoekprofiel niet meer paste bij de situatie.

Ondanks de veranderingen werd het zoekprofiel niet aangepast. Het UWV oordeelde het profiel als niet langer passend. Dit leidde tot een sanctie. De werknemer had functies moeten zoeken die beter aansloten bij de nieuwe beperkingen. Bijvoorbeeld receptiewerkzaamheden in plaats van zwaar administratief werk.

Het deskundigenoordeel: geen opschortende werking

De volgende valkuil? Het deskundigenoordeel en vooral: hoe hiermee om wordt gegaan in het 2e spoortraject. Soms is een deskundigenoordeel van groot belang. Het lijkt misschien alsof hiermee alles stilgezet kan worden, maar dat is niet zo. Conchita wijst erop dat het deskundigenoordeel geen opschortende werking heeft. Een 2e spoortraject mag dus niet op pauze gezet worden in afwachting van het oordeel van het UWV.

Het is dus belangrijk om door te gaan met re-integratieactiviteiten, ook als een deskundigenoordeel is aangevraagd. Conchita raadt aan vooral de oriënterende activiteiten voort te zetten, zodat iemand voorbereid is op een eventuele verbetering in belastbaarheid.

De valkuil van het deskundigenoordeel in de praktijk

Een treffend voorbeeld uit de ervaring van Conchita is dat van een werknemer met zeer marginale mogelijkheden, waarbij het 2e spoortraject volledig werd stilgelegd in afwachting van een deskundigheidsoordeel. Toen het oordeel uiteindelijk binnenkwam en bevestigde dat de werknemer slechts beperkt belastbaar was, kreeg de werkgever alsnog een sanctie. In de tussentijd hadden er geen re-integratieactiviteiten plaatsgevonden. Het UWV stelde dat zelfs bij beperkte mogelijkheden een inspanning moet worden geleverd om de arbeidsmarkt te verkennen.

Een ander voorbeeld dat Conchita noemt, betreft een werknemer die slechts twee uur per week kon werken. In plaats van het traject stil te leggen, werd een licht oriëntatietraject gestart, waarbij de werknemer met hulp van de 2e spoorcoach vacatures analyseerde en sollicitatievaardigheden ontwikkelde. Hoewel de kans op plaatsing klein was, toonde de werkgever hiermee aan dat er een serieuze inspanning werd geleverd. Dit leidde tot een positieve beoordeling door het UWV. Kleine moeite, groot resultaat!

Documentatie en communicatie: de sleutel tot succes

Door de regels heen lees je het al: terugkerende thema’s in Conchita’s adviezen zijn documentatie en communicatie. Een 2e spoorcoach moet altijd vastleggen wat er gebeurt en waarom bepaalde keuzes gemaakt worden. Dit geldt voor het bijhouden van sollicitaties, maar ook voor aanpassingen van het zoekprofiel. Zonder adequate verslaglegging loopt de werkgever het risico op sancties, omdat het UWV de inspanningen als onvoldoende kan beoordelen.

Conchita illustreert dit graag met een voorbeeld waarbij een werknemer werd begeleid in het solliciteren, maar waar deze sollicitaties niet gedocumenteerd werden in de rapportage. Het UWV twijfelde daarom aan de inzet van de werknemer. Het gevolg? Je raadt het al: een sanctie. De oplossing was erg eenvoudig geweest: elke sollicitatie en de bijbehorende inspanning zorgvuldig vastleggen in de rapportage. Dan had de werkgever aan kunnen tonen dat er serieus werk werd gemaakt van de re-integratie.

Waarschuwing: vermijd standaard formats

Een extra risico zit volgens Conchita in het gebruik van standaard formats. Veel 2e spoorcoaches werken hiermee. Zo’n format kan ook erg handig zijn. Maar het is cruciaal om hier flexibel mee om te gaan. Als 2e spoorcoach moet je het format aanpassen aan de specifieke situatie van een werknemer.

Waarom dit belangrijk is? Stel je voor dat LinkedIn in een format als enig zoekmiddel wordt gebruikt, terwijl het gaat om vacatures voor een schoonmaakster. Dit is overduidelijk niet passend. Het illustreert hoe belangrijk het is om ieder format kritisch te bekijken en indien nodig aan te passen.

Samenwerken en vertrouwen blijven houden

De relatie tussen een 2e spoorcoach en werknemer kan diep gaan. Bij een goede samenwerking is er sprake van een sterke vertrouwensband. Conchita ziet hierin ook een valkuil: sommige coaches zijn erg terughoudend om een gebrek aan medewerking van een medewerker te rapporteren. Ze zijn bang om de relatie of hun reputatie te schaden.

Toch is het belangrijk om eerlijk te zijn, benadrukt ze. Eventuele problemen moet je als 2e spoorcoach tijdig met de werkgever delen. Dit voorkomt problemen later in het traject en beschermt de coach en werkgever tegen mogelijke sancties.

De valkuil van een uitdagende vertrouwensband in de praktijk

Een voorbeeld dat Conchita hierbij noemt, is dat van een werknemer die herhaaldelijk weigerde om bepaalde vacatures te overwegen. Dit terwijl deze functies wel passend waren volgens het zoekprofiel. De 2e spoorcoach besloot dit niet direct te melden bij de werkgever, uit angst dat dit de vertrouwensband zou schaden. 

Uiteindelijk leidde dit echter tot een sanctie. Het UWV oordeelde namelijk dat de werkgever onvoldoende geïnformeerd was over de voortgang en inzet van de werknemer. Dit voorbeeld onderstreept het belang van duidelijke communicatie en het tijdig signaleren van problemen. En dit ook te rapporteren als dat nodig is.

Verwachtingsmanagement vanaf het begin

Wat hiervoor nodig is, is volgens Conchita verwachtingsmanagement. Vanaf het begin van het traject moeten de verwachtingen over en weer duidelijk zijn. Door helder te maken dat stagnatie in het proces zal worden gerapporteerd aan de werkgever, kunnen coaches voorkomen dat ze in een lastig parket terechtkomen. 

Ze wijst erop dat het UWV streng kan zijn als de werkgever niet wordt geïnformeerd over problemen. Dit kan leiden tot vervelende sancties voor de werkgever en een verstoorde, onderlinge relatie.

Maatwerk in het 2e spoortraject

Een laatste punt dat Conchita onderstreept, is het belang van maatwerk in 2e spoortrajecten. Het UWV verwacht dat elke situatie apart beoordeeld wordt en dat de aanpak in het 2e spoor hierop wordt afgestemd. Dit betekent dat coaches niet blind moeten vertrouwen op standaardprocedures, maar dat ze kritisch moeten blijven kijken naar wat nodig is in elke specifieke situatie.

Een voorbeeld hiervan is het eerder genoemde zoekprofiel. Conchita benadrukt dat het belangrijk is om niet alleen functies te benoemen, maar ook branches en taakniveaus. En om te documenteren waarom deze passend worden geacht voor de werknemer. Zoals bij een werknemer die oorspronkelijk als apotheekassistent werkte, waarbij het zoekprofiel enkel functies in de openbare apotheek vermeldde. 

Toen deze werknemer echter niet succesvol was in het vinden van een nieuwe functie, werd het zoekprofiel uitgebreid met functies in ziekenhuisapotheken. Hierbij werd uitgelegd waarom deze, ondanks de nuanceverschillen, nog steeds passend waren. Goed werk, een kleine moeite en het voorkomt sancties.

Valkuilen in het 2e spoortraject moet je vermijden

Zoals ik al begon in deze blog: 2e spoortrajecten zijn complex. Ieder traject vergt een zorgvuldige, gedocumenteerde aanpak. Maar met de inzichten van Conchita Koster wordt het makkelijker om de grootste valkuilen te voorkomen.

Dat is belangrijk, want sancties kunnen vervelende gevolgen hebben voor werknemers en werkgevers. Proactief handelen, sterk rapporteren en open communiceren zorgt voor een succesvol 2e spoortraject zonder sancties.