Zo pak je re-integratie in de zorg praktisch aan met aandacht voor je medewerkers

Re-integratie is een vak apart. Dat geldt vooral wanneer het gaat om re-integratie via het 2e spoor. Hoe creëer je een effectief proces? En hoe zorg je dat je je houdt aan de wetten en regels, maar ook je medewerkers niet uit het oog verliest? Anita van den Besselaar was ten van dit gesprek nog mobiliteitsadviseur bij Rivas Zorggroep. Ze biedt mij een kijkje in de keuken en leert me over haar praktische en mensgerichte aanpak.

Toen Anita vijf jaar geleden bij Rivas Zorggroep begon, stond het re-integratieproces nog in de kinderschoenen. Spoor 2 werd toen al wel intern uitgevoerd, maar er waren sancties en aandachtspunten. Er was een duidelijke behoefte aan een uniform proces en een professionaliseringsslag. Anita: “Het kan niet zo zijn dat medewerkers afhankelijk zijn van wie hun traject begeleidt.”

Anita is toen gevraagd om daar een rol in te pakken. “Een fantastische uitdaging", merkt Anita op. Voor Rivas was dit het startpunt om een enorme verandering binnen de organisatie teweeg te brengen. Door processen te standaardiseren en rapportages te verbeteren, wist Anita het traject te stroomlijnen en loonsancties drastisch te verminderen.

Van buiten naar binnen, het 2e spoor intern uitvoeren

Veel grote organisaties besteden het 2e spoortraject uit aan externe partijen. Bij Rivas besloten ze het anders te doen. “We realiseerden ons dat we de kennis en middelen in huis hebben om dit intern op te pakken,” vertelt Anita. Dit bleek een schot in de roos. Door het traject intern te organiseren, werden er grote voordelen behaald:

• Snellere afstemming. Het werd mogelijk om het eerste en 2e spoor naadloos te koppelen. Dit bespaarde tijd en kosten.
• Betere resultaten & behoud van medewerkers. De medewerkers met mogelijkheden in hun belastbaarheid werden bijna altijd intern herplaatst. Daarmee werden hun vaardigheden en kennis behouden voor de organisatie.
• Helderheid voor leidinggevenden. Zij kregen dankzij de proefplaatsingen meer vertrouwen in het proces. “We evalueren maandelijks,” vertelt Anita. “Als er struikelblokken zijn, lossen we die op. Het gaat erom dat iedereen zich zeker voelt over de match.”

Innovatie door technologie en functieanalyse

Een van de meest opvallende innovaties die Anita zeer recent introduceerde, was het gebruik van technologie om het re-integratieproces te ondersteunen. Samen met Jobport en Ton Koole werd een digitaal instrument ontwikkeld dat functies volledig in kaart bracht. Hiermee voeren ze het onderzoek naar de mogelijkheden in spoor 1 en 2, het traditionele arbeidsdeskundig onderzoek, zelf uit. “We hebben alle functies tot en met mbo-4 gedetailleerd geanalyseerd,” zegt Anita. “Dit maakt het mogelijk om op basis van een FML of IZP objectief te bepalen welke functies geschikt zijn voor een medewerker.”

"Het geeft ons én de medewerker veel meer inzicht.”  Hierdoor worden er grote voordelen behaald:

• Aandacht voor de medewerker. Medewerkers hebben 1 persoon die hen gedurende het gehele proces begeleidt naar passend werk. Zij hoeven hun verhaal nog maar een keer te doen.
• Tijdsbesparing. Alle kennis en kunde is inhouse en er kan snel en makkelijk geschakeld en bijgesteld worden.
• Diepgaande kennis van functies. Niemand kent de functies binnen een organisatie beter dan de organisatie zelf. Dit voorkomt misverstanden en onrealistische verwachtingen, maar realiseert anderzijds juist wel een match.
• Kostenbesparing. De interne aanpak bleek niet alleen efficiënter, maar ook financieel aantrekkelijker.

Voorbeeld uit de praktijk: hoe technologie helpt

Anita deelt een praktijkvoorbeeld: “Een medewerker in de wijkverpleging kon vanwege fysieke beperkingen haar oude werk niet meer doen. Door ons digitale systeem zagen we direct welke taken binnen andere functies wel binnen haar belastbaarheid pasten. Dit hielp niet alleen bij haar proces van acceptatie, maar zorgde er ook voor dat ze snel in een nieuwe rol kon starten.”

Het menselijke aspect: medewerkers centraal stellen

Wat Anita drijft, is het menselijke aspect van re-integratie. “Medewerkers voelen zich gehoord en gesteund,” zegt ze. “Ze hoeven hun verhaal niet telkens opnieuw te doen en ze weten dat er iemand is die echt met ze meedenkt.”

Dit zorgde niet alleen voor meer tevreden medewerkers, maar ook voor een cultuurverandering binnen de organisatie. Anita: “We hebben leidinggevenden betrokken bij het proces. Door successen te delen, zien zij dat re-integratiekandidaten waardevol kunnen zijn. Dat maakt het makkelijker om hen te motiveren om deze mensen een eerlijke kans te geven.”

Een van de successen waar Anita nog vaak aan terugdenkt, is die van een medewerker die na een langdurig traject intern werd herplaatst: “Ze kwam me laatst nog bedanken. Ze zei: jij gaf me dat duwtje om te gaan staan voor die nieuwe functie en ik ben nog nooit zo gelukkig geweest in mijn werk. Dat is waar je het voor doet.”

Interne mobiliteit als sleutel tot succes

Bij Rivas is interne mobiliteit een speerpunt. Vacatures worden eerst  individueel gescreend op belastbaarheid, voordat ze in- en extern beschikbaar komen. Dit geeft re-integratiekandidaten voorrang.

Anita: “We hebben een systeem ontwikkeld wat we de ‘transferlijst’ noemen. Hierop staan medewerkers die intern herplaatst moeten worden, gerangschikt op basis van hun rechten en hoe lang ze ziek zijn. Dit zorgt ervoor dat we hun kansen maximaal benutten.”

Hoewel leidinggevenden in het begin weerstand hadden tegen het idee van voorrang voor zieke medewerkers, wist Anita en haar collega’s hen te overtuigen door te investeren in bewustwording en succesverhalen. “We laten zien dat een re-integratiekandidaat geen medewerker met een smetje is. Er zitten vaak echte parels tussen.”

Samenwerken in jobclubs: leren van elkaar

Een ander belangrijk onderdeel van de aanpak zijn de jobclubs. Hier komen medewerkers met uiteenlopende achtergronden samen om sollicitatievaardigheden te leren en ervaringen te delen.

“We koppelen mensen aan elkaar als werkbuddies,” legt Anita uit. “Bijvoorbeeld iemand die net boventallig is verklaard met iemand die een re-integratietraject volgt. Zo bouwen ze een netwerk op en leren ze van elkaar.”

Van re-integratie naar preventie

Met een goed werkend re-integratiesysteem is Rivas klaar voor de volgende stap: preventieve inzet. Anita: “We willen vroegtijdig signalen oppakken, zodat we medewerkers kunnen ondersteunen voordat verzuim langdurig wordt.”

Dit betekent dat de kennis en tools die nu in het re-integratieproces worden gebruikt, breder worden ingezet om vroegtijdig in te grijpen. “Het uiteindelijke doel is om mensen in de zorg te behouden. De tekorten zijn groot. We moeten alles doen wat we kunnen om onze mensen gezond en gelukkig te houden.”

Lessen voor andere organisaties

Wat kunnen andere organisaties leren van de aanpak bij Rivas?

1. Investeer in technologie. Gebruik digitale tools om inzicht te krijgen in functies en belastbaarheid.
2. Betrek leidinggevenden. Succesverhalen en bewustwording zijn essentieel om weerstand weg te nemen. Iedereen doet mee bij re-integratie.
3. Stel de medewerker centraal. Zorg voor één aanspreekpunt en een uniforme aanpak. Dan weten mensen waar ze aan toe zijn.
4. Werk aan interne mobiliteit. Zet in op herplaatsing binnen de organisatie, voordat je extern zoekt.
5. Denk vooruit. Schuif van reactief re-integreren naar preventief ondersteunen.

Een inspirerend voorbeeld voor de toekomst

Anita kijkt met trots terug op wat ze heeft bereikt bij Rivas. “We hebben samen met het hele verzuimteam echt iets neergezet dat werkt, voor de medewerkers én voor de organisatie. Het laat zien dat innovatie in re-integratie mogelijk is, ook in een sector zoals de zorg.”

Haar volgende stap is om deze innovatieve aanpak ook bij andere organisaties te implementeren in haar nieuwe baan bij Tramm/Het Nieuwe Verzuim. Anita: “Ik word blij van ontwikkelen en verbeteren. Het is prachtig om te zien hoe je met een goed doordacht proces mensen écht kunt helpen.”

Of je nu een kleine organisatie bent die externe expertise nodig heeft of een grote organisatie die de interne processen wil verbeteren: het verhaal van Anita biedt volop inspiratie. Met de juiste focus, tools en samenwerking kun je re-integratie naar een hoger niveau tillen.