De balans tussen privacy en goede verslaglegging in het 2e spoortraject

In de wereld van re-integratie lopen privacy en wettelijke verplichtingen rondom de verwerking van persoonsgegevens soms dwars door elkaar heen. Dit gebeurt vooral wanneer het gaat om een 2e spoortraject en de daarbij horende rapportages aan bijvoorbeeld het UWV. Recent dook ik dieper in deze kwestie in een discussie met Pascal Willems en Leon Toonen tijdens een aflevering van de podcast LAW Talk.

Wat moet er precies gedeeld worden in rapportages, bijvoorbeeld over sollicitatieactiviteiten, en welke gegevens mag het UWV opvragen? Mijn bezorgdheid daarover als 2e spoorcoach deelde ik met Pascal en Leon. Dit zorgde voor een breder gesprek over de vraag hoe je een juiste balans vindt tussen het voldoen aan de wettelijke eisen rondom verslaglegging en het beschermen van persoonsgegevens.

Wat mag en moet er gedeeld worden?

Volgens Leon Toonen, een deskundige in arbeidsrecht, mag je als re-integratiebedrijf alleen de noodzakelijke gegevens delen die het UWV vereist voor hun beoordeling. Dit principe van noodzakelijkheid staat centraal in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het delen van persoonsgegevens met het UWV moet dus altijd een wettelijke basis hebben, anders mag het niet.

In de praktijk kan het zo zijn dat een werknemer niet wil dat zijn sollicitaties bij een concurrent worden opgenomen in rapportages aan de huidige werkgever. Dit scenario illustreert de moeilijke balans tussen rapportageverplichtingen en het respecteren van de privacy van de werknemer. Het roept de vraag op hoe specifiek de informatie moet zijn om aan de eisen te voldoen, zónder de privacy te schenden.

De privacy-paniek

Advocaat Pascal Willems spreekt over een fenomeen dat hij 'privacy paniek' noemt: de angst om te veel te delen. Deze angst is niet ongegrond, gezien de mogelijke sancties vanuit de Autoriteit Persoonsgegevens. De discussie over rapportages en de privacy benadrukt dus de noodzaak voor heldere richtlijnen vanuit het UWV over welke informatie zij exact nodig hebben om hun taken uit te voeren.

Hoe kun je het beste omgaan met dit vraagstuk in de praktijk?

1. Vraag om verduidelijking. Als het UWV specifieke gegevens opvraagt, is het raadzaam om te vragen waarom deze gegevens noodzakelijk zijn. Dit kan helpen bij het bepalen of het verstrekken van deze gegevens gerechtvaardigd is.
2. Minimaliseer persoonsgegevens. Beperk het delen van persoonsgegevens waar mogelijk. Bijvoorbeeld door enkel de naam van een bedrijf en afdeling te vermelden in plaats van de contactpersoon. En een algemene telefoonnummer in plaats van een mobiel nummer.
3. Documenteer beslissingen. Het zorgvuldig documenteren van de afwegingen en beslissingen rondom het delen van gegevens kan bescherming bieden bij eventuele klachten of audits.
4. Intercollegiaal overleg. De complexiteit van deze kwesties maakt dat intercollegiale toetsing en advies soms onontbeerlijk zijn. Denk hierbij aan regelmatige intervisie-bijeenkomsten met collega’s. Dit kan helpen bij de besluitvorming hoe je hiermee om kan en wil gaan. 

Privacy blijft complex

De combinatie tussen privacyregels en de verplichtingen die professional op het gebied van arbeidsre-integratie hebben is erg complex. Het maakt duidelijk hoe belangrijk professionele richtlijnen en open communicatie zijn tussen alle partijen, inclusief werkgevers, werknemers, 2e spoorcoaches en overheidsinstanties zoals het UWV.

Professionaliteit is in dit spanningsveld niet alleen vereist in de omgang met cliënten, maar ook in de juridische kennis van wat je wel en niet mag delen. Dit blijft een continu leerproces voor alle betrokkenen bij 2e spoorbegeleiding.